Bevor man sich an die Umsetzung einer neuen SharePoint-Lösung macht, empfiehlt es sich, das angepeilte Szenario immer zuerst in einer separaten Websitesammlung (Site Collection) zu testen. Denn die Erfahrung zeigt, dass im Lauf des Erstellens immer wieder neue Ideen dazukommen, die sich dann nicht mehr sauber umsetzen lassen, was in einer Produktivumgebung zu unbefriedigenden Ergebnissen führt. Vor allem wenn Prozesse noch einmal verändert und dem Vorgehen in SharePoint angeglichen werden, können größere Umbauten notwendig sein.
Unveränderbare Namen
Zu den Bereichen, die sich hinterher nicht mehr ändern lassen, zählen etwa Spaltennamen. Selbst wenn man den Titel ändert, bleibt dieser erhalten. Das selbe gilt für Listen und Bibliotheken. Hier tauchen dann die alten Namen zum Beispiel wieder auf, wenn man eine Bibliothek im Windows-Explorer öffnet, oder den Link einer Liste versendet. Auch das Verschieben von Apps ist nicht möglich. Stellt man zum Beispiel fest, dass für die Struktur noch eine Subsite angelegt werden muss, um eine Liste oder Bibliothek darin anzulegen, ist ein nachträgliches Verschieben dieser Elemente nicht mehr möglich. Ein weiteres mögliches Problem sind „verstellte Einstellungen“ von Bibliotheken, wenn man dort beim Ausprobieren zu viele Funktionen aktiviert oder deaktiviert hat und dabei den Überblick verliert.
Separate Websitesammlung oder Subsite als Testumgebung
Um neue Lösungen vorab ausgiebig auszuprobieren, sollte die Firma eine separate Websitesammlung als Testumgebung anlegen. Falls keine komplette Site Collection zu bekommen ist, reicht auch eine Subsite. Allerdings kann man darin nicht alle Funktionen ausprobieren, beispielsweise wenn es um den Terminologiespeicher geht, oder um Gruppen und Berechtigungen, die sich auf Websitesammlungen beziehen.
Kostenlose Unterstützung von der PTM Akademie
Falls die Einrichtung einer solchen SharePoint-Spielwiese in der eigenen Firmenumgebung nicht möglich ist, können wir von der ptm-Akademie gerne aushelfen. Senden Sie eine Mail an thomas.maier@ptm.de, dann richten wir Ihnen gerne eine kostenlose Testumgebung ein, wahlweise in SharePoint 2013, 2016 oder in Office 365. Wir benötigen dafür eine Live/Outlook/ Hotmail-Adresse (Microsoft Konto), Sie bekommen dann eine eigene Teamsite auf Deutsch mit Vollzugriffsrechten.