Hallo und Grüß Gott,
ein Vorteil, wenn Sie Metadaten in SharePoint pflegen, ist, dass Sie darauf auch zugriff aus Office heraus haben.
Was sind Metadaten?
Als Metadaten werden alle Informationen bezeichnet die einer Datei anhängen – in der Regel finden Sie diese Informationen in den SharePoint Spalten. Dort steht zum Beispiel, wann das Dokument erstellt wurde, von wem, wann es geändert wurde usw. Diese Informationen können Sie aber auch durch weitere Spalten ergänzen – zum Beispiel indem Sie eine Spalte hinzufügen „Vertragssumme“ und zu Ihren Verträgen dort die Summe angeben. Oder ein „Ablaufdatum“.
Was kann ich dann mit den Metadaten machen?
Sie können mit den Metadaten dann weiterarbeiten – und diese zum Beispiel nutzen, um Ihre Dateien in SharePoint über Ansichten zu gruppieren, selektieren oder filtern. Eine Beschreibung, wie und warum finden Sie auch in einem anderen Blogbeitrag von mir: Dokumenten in SharePoint-Ordnern verwalten: Darum sollte man besser darauf verzichten
Und was hat das mit Office zu tun?
Diese Metadaten sind auch in den Office-Programmen zugänglich. Wie das funktioniert erklärt Frau Pia Bork in einem schönen Blogbeitrag dazu: http://www.borkpc.de/Word/wd_dokeigenschaftsharepoint.html
Eine Ausnahme dazu stellt die Versionsnummer dar. Falls Sie diese ebenfalls in Ihr Word Dokument einbauen möchten, benötigt dies etwas Arbeit – ist aber auch ohne Code möglich! Eine gute Anleitung finden Sie hier: https://www.welskopf.de/sharepoint/versionsnummer-in-einem-word-dokument-anzeigen-101/
Office 2016: Dokumentbereich fehlt
In Office 2016 wurde der Dokumentbereich, welcher die Metadaten oberhalb der Dateien dargestellt hat leider entfernt.
Falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier
Leider werden können die Metadaten auch nur ausgefüllt werden, wenn Word in der Clientanwendung geöffnet wird. In der Onlinebearbeitung ist das Ausfüllen nicht möglich.
Weiterhin können auch in der Clientanwendung Websitespalten des Typs „Person oder Gruppe“ nicht ausgehählt werden. Schade, dass Microsoft immer so vieles kaputt-entwickelt…
Ja, da haben Sie absolut Recht. Vor allem Schade finde ich, dass diese Funktionalität der Metadaten im Dokumentarbeitsbereich in Office 2016 gestrichen wurde, und nicht vernünftig weiterentwickelt wurde.