Dokumentenzusammenarbeit und Versionierung in SharePoint: Was sind Haupt- und Nebenversionen?

Versionierung ist eine zentrale Funktion für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten mit SharePoint. Vereinfacht gesagt stellt die Versionsverwaltung sicher, dass im Hintergrund ständig gesichert wird, und dass so gelöschte oder geänderte Dokumente jederzeit wiederhergestellt werden können (hier haben wir die Versionierung im Detail erklärt). Wer sich allerdings in den Bibliothek-Einstellungen mit der Versionsverwaltung befasst, wird sich fragen, was es genau mit den Haupt- und Nebenversionen auf sich hat. Werfen wir also einmal einen genaueren Blick darauf:

Hauptversionen werden beim Speichern erzeugt

Die Verwendung von Hauptversionen ermöglicht es, dass bei jeder Änderung an einem Dokument eine neue Version erstellt wird – sobald es auf SharePoint gespeichert und die entsprechende Office-Anwendung beendet wird. Wenn man also mit einer Version 1.0 eines Dokuments startet, dieses bearbeitet und Word verlässt, resultiert in der SharePoint-Bibliothek daraus eine Version 2.0.

Dasselbe gilt übrigens auch für Listen, wie man am Beispiel einer Fuhrparkliste sehen kann: Fügt man in eine solche Liste ein neues Fahrzeug ein, oder ändert man bei einem bestehenden Fahrzeug das Datum des letzten Kundendienstes und speichert das anschließend ab, dann wird dieser Datensatz auf die Version 2.0 aktualisiert. Hier kommen jeweils die Hauptversionen zum Tragen. Sobald man sie aktiviert hat, starten alle bestehenden Dokumente zuerst einmal mit dem Versionsstempel 1.0.

Normalerweise ist die Versionsverwaltung in SharePoint-Bibliotheken übrigens aktiviert. Kontrollieren kann man di Einstellungen aber über den Reiter Bibliothek, Bibliothekeinstellungen (rechts) und dann Versionsverwaltungseinstellungen (siehe Bild unten).

Den Versionsstand in separater Spalte anzeigen

Um den Versionstand einsehen zu können, klickt man in Bibliotheken auf das drei Punkte-Symbol in der Dateiliste, dann auf die weiteren drei Punkte und dann im Klappmenü auf Versionsverlauf. Hier präsentiert sich die gesamte Übersicht über die vorhandenen Versionen eines Dokuments. Des Weiteren ist es möglich, Versionen in Bibliothekslisten auch in einer separaten Spalten anzeigen zu lassen. Diese blendet man ein, indem man über den Menüband-Reiter Bibliothek auf ‚Ansicht ändern‘ geht, und dort die Spalte ‚Version‘ aktiviert.

Nebenversion beim gleichzeitigen Überarbeiten

Welchen Zweck erfüllen nun die Nebenversionen? Wir demonstrieren das einmal am Beispiel von Arbeitsanweisungen. Hierzu starten wir mit einem Dokument ‚Arbeitsanweisungen‘, das auf dem Stand von 2016 steht und nun aktualisiert werden soll. Die Arbeit daran wird voraussichtlich mehrere Tage dauern, zu Beginn steht das Dokument auf der Hauptversion 1.0.

Während wir in den Text neue Passagen reinkopieren und vielfältige Änderungen durchführen, möchte ein Kollege in dieser Arbeitsanweisung nachlesen und öffnet das Dokument, das sich eigentlich im Überarbeitungsmodus befindet. Er sieht dabei also Informationen, die eigentlich noch nicht freigegeben wurden. Genau hier kommt die Entwurfsversion oder Nebenversion zum Einsatz. Damit legt man fest, dass ein Dokument so lange auf der Version 1.x bleibt, bis die Version 2.0 gezielt freigegeben wird. Die verschiedenen Nebenversionen werden dabei nach dem Muster 1.1, 1.2, 1.3 und so weiter gekennzeichnet.

Rechte für Haupt- und Nebenversionen

Über die Rechtevergabe ist geregelt, wer aus Nebenversionen wieder eine Hauptversion erzeugen darf, und wer alles Entwürfe sehen darf. Hierbei wird über die Entwurfselementsicherheit festgelegt, ob alle Benutzer lesen dürfen, oder ob nur die lesen dürfen, die auch bearbeiten. Das alles hängt wiederum mit der Inhaltsgenehmigung zusammen. So kann zum Beispiel eine Sekretärin beauftragt werden, die Arbeitsanweisung zu überarbeiten, aber ihr Chef möchte das Ergebnis noch abnehmen. Das bedeutet, dass sie zwar Änderungen vornehmen darf, aber nur auf Entwurfselement-Ebene. Die Hauptversion darf nur der Chef erstellen und genehmigen. Dieser kann eine Version als final bewerten und jeweils wieder die nächsten Hauptversionen 1, 2, 3, 4 und so weiter erstellen.

Das Video zum Tipp