Hallo und Grüß Gott,
anhand eines Beispiels möchte ich Ihnen den Einsatzzweck von Inhaltstypen erläutern:
Beispiel für den Einsatzzweck von Inhaltstypen
Sie möchten in Ihrer SharePoint Liste zum Beispiel Ihr Inventar verwalten – Sie legen also eine Liste an, denken an die Notebooks die Sie gleich erfassen möchten und legen somit einige Spalten an:
- Prozessor
- Bildschirmdiagonale
- RAM
- Festplatte
- usw.
Sobald Sie aber nun in Ihrer Inventarliste auch Möbel, Maschinen und weitere Gegenstände erfassen möchten fällt Ihnen auf, dass Sie für diese Einträge ganz andere Spalten benötigen würden. Sie können diese nun auch noch zusätzlich anlegen – doch nun hat der Benutzer die Möglichkeit für seinen Stuhl auch einen Wert für Arbeitsspeicher einzutragen. Das klingt nicht optimal.
Für diesen Zweck gibt es die Möglichkeit der Inhaltstypen. Sie legen vorab verschiedene Inhaltstypen an. Zum Beispiel:
- Computer
- Tastatur
- Beamer
- Möbel
- Kopierer
- usw.
Nun können Sie jedem dieser Inhaltstypen Spalten zuweisen. – Es müssen keine identischen sein. Dies alles machen Sie an einer zentralen Stelle. Sobald Sie das gemacht haben, fügen Sie nun Ihrer Liste diese Inhaltstypen hinzu. Die Liste wird nun automatisch um die Spalten die benötigt werden ergänzt. Hier müssen Sie die Spalten kein zweites mal anlegen.
Was ist wenn ich neue Spalten brauche?
Neue Spalten bauen Sie dann nicht einfach in die Liste ein – sondern diese weisen Sie ebenfalls wieder direkt beim Inhaltstyp zu. Das bedeutet, wenn Sie nun erfassen möchten, ob Ihre Notebooks auch eine USB 3.0 Schnittstelle haben, gehen Sie zum Inhaltstyp „Notebook“ und fügen dort die Spalte hinzu.
In allen Listen in denen Sie den Inhaltstyp „Notebook“ nun eingebunden haben, wird automatisch die neue Spalte mit angelegt. Der Nutzer hat dann die Möglichkeit nach einer gewissen Zeit, die Informationen zu füllen. Sie müssen nicht jede Liste einzeln wieder anfassen und die Spalte hinzufügen.
Welche Vorteile hat die Arbeit mit Inhaltstypen?
- Die Inhaltstypen können zentral gepflegt werden.
- Spalten können direkt mit angebunden werden und müssen nicht mühsam mehrmals angelegt werden
- Metadaten sind einfacher zu pflegen
- Der Nutzer erhält nur die Spalten zum ausfüllen, die tatsächlich relevant sind.
- Ein Inhaltstyp kann auch über mehrere Websites hinweg verwendet werden.
Wie funktioniert es?
Eine weitere Erklärung zu Inhaltstypen gibt auch Microsoft auf den Support Seiten: https://support.office.com/de-de/article/Einführung-in-Inhaltstypen-und-die-Inhaltstypveröffentlichung-e1277a2e-a1e8-4473-9126-91a0647766e5
Wie Sie einen Inhalstyp anlegen finden Sie hier: https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-oder-Anpassen-eines-Websiteinhaltstyps-27eb6551-9867-4201-a819-620c5658a60f
Wie Sie den Inhaltstyp dann in eine Liste einbinden finden Sie an dieser Stelle: https://support.office.com/de-de/article/Hinzufügen-eines-Inhaltstyps-zu-einer-Liste-oder-Bibliothek-917366ae-f7a2-47ad-87a5-9689a1884e60
Falls Sie mehrere Inhaltstypen einer Liste oder Bibliothek hinzufügen möchten finden Sie diese Informationen hier: https://support.office.com/de-de/article/Aktivieren-der-Unterst%C3%BCtzung-f%C3%BCr-mehrere-Inhaltstypen-in-einer-Liste-oder-Bibliothek-80506b54-361d-4847-bce3-67e30f497256
Einen weiteren Usecase erläutert hier auch Grobman & Schwarz: https://www.grobmanschwarz.de/sharepoint/blog/use-case-mehrere-inhaltstypen-in-einer-sharepoint-2013-liste-verwenden
Viel Spaß dabei – falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier