Hallo und Grüß Gott,
was sich in der Überschrift nach „Workflow“, „SharePoint Designer“ und Programmierung anhört geht alles mit Standard-Mitteln. Jeder kann diese Funktionen also nutzen!
Nicht immer schreien alle Nutzer „Juhu“, wenn es um die Vergabe von Metadaten geht. Die meisten stehen da wohl eher nicht so drauf, und würden am liebsten weiter alles in Ordner ablegen. Dass dies nicht optimal ist, darüber hatten wir schon mal in dem Blogbeitrag Dokumenten in SharePoint-Ordnern verwalten: Darum sollte man besser darauf verzichten gesprochen.
Es gibt aber eine nette Lösung, bei dem der Nutzer seine Dokumente weiter in einen Ordner kopiert (funktioniert auch über den Windows Explorer) – und SharePoint dann der Datei, je nach Ordnerzugehörigkeit, Metadaten vergibt. Der Nutzer bekommt in dem Moment gar nichts davon mit.
Das Thema toll aufgearbeitet hat der SharePoint Rhein-Ruhr Blog. Ihr findet den gesamten Artikel hier: http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de/neues/wie-organisiere-ich-meine-dokumente-in-sharepoint-ordner-metadaten-beides
Es werden auch nochmal die Vor- und Nachteile von Metadaten beleuchtet. Weiter unten im Beitrag (Überschrift „Lösung“) findet ihr dann das vorgehen, wenn ihr Metadaten automatisch vergeben lassen wollt.
Viel Spaß dabei – falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier
Guten Tag Herr Maier,
ich bin gerade auf Ihren Blogeintrag gestoßen und finde das Thema sehr interessant, da die Nutzung von Ordnern für meisten Anwendern sehr zur Gewohnheit geworden ist.
Nur ein Punkt ist mir nicht klar: ich verwende in einer Bibliothek mehrere Inhaltstypen. Kann ich den Inhaltstyp auch automatisch über den Ordner vergeben? Wenn ja, wie?
Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen
Alexander Meyer
Guten Tag Herr Meyer,
hier gibt es eine Beschreibung dazu, wie Sie für verschiedene Ordner unterschiedliche Metadaten setzen können. Je nachdem in welchem Ordner der Nutzer die Datei ablegt, bekommt sie andere Metadaten: https://www.lintra.de/blog/metadaten-mit-ordnern-in-sharepoint
Freundliche Grüße
Thomas Maier