Zuerst sollten Sie klären, welche Software habe ich für mein Team zur Verfügung? Das ist die grundlegende Frage, um zu wissen, was muss ich in meiner Planung mit aufnehmen bzw. was muss ich berücksichtigen. I.d.R. haben Sie ja nicht nur SharePoint, sondern eine ganze Reihe von Tools im Einsatz.
Danach kann ich mich damit beschäftigen, was diese Software überhaupt alles kann? Verschaffen Sie sich einen Überblick, was Ihre Werkzeuge alles können. Sehen Sie sich auch Beispiele an, wie andere mit dieser Software arbeiten. Manchmal sehen bestimmte Funktionen erstmal ganz einfach aus. Sieht man sich dann aber an, wie diese Funktionen im SharePoint Bereich genutzt werden, was ich alles mit Standard-Bordmitteln machen kann, dann sind die meisten doch recht überrascht. Verschaffen Sie sich hier im Vorfeld eine Orientierung, um festzustellen was alles möglich ist. Sehen wir uns die verschiedenen Bereiche von Funktionen im SharePoint einmal an.
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Was kann die Software?
Und das ist nur ein Auszug, was ich mit SharePoint alles machen kann. Hinter manchen Begriffen verbirgt sich auch deutlich mehr, als man sich anfangs denkt. Beim Thema Zusammenarbeit z.B. gibt es eine Reihe von Funktionen, die ich im SharePoint nutzen kann. Wenn man sich davon eine Funktion ansieht, gibt es für diese Funktion wieder weitere Funktionen und für diese jeweils wieder welche etc:
Wenn man sich also tiefer mit dem Thema beschäftigt, ist man doch überrascht, was man mit diesem Tool machen kann. Würden Sie sich denn beim Kauf eines Lkw´s damit zufrieden geben, wenn Sie den ersten Gang gefunden haben? Hier achtet man ja auch darauf alles optimal auszunutzen. Bei der Software allerdings gibt man sich schon häufig damit zufrieden, wenn man sie halbwegs zum Laufen bringt.
Der nächste Schritt wäre, zu klären welche Aufgaben mein Team hat? Wie nutzen meine Teammitglieder die Software bisher für Ihre Aufgaben? Nutzen sie die Software überhaupt? Ganz wichtig dann auch die Frage, wie die Aufgaben effizienter gelöst werden können. Es geht ja nicht darum die Software optimaler ausnutzen, nur damit man sie nutzt, sondern es sollte ja zu den Aufgaben von meinem Team passen. Die Software sollte die optimale Unterstützung für mein Team bieten und nicht einfach nur alle Funktionen genutzt werden, nur weil sie da sind.
Als nächstes stellt sich die Frage, wie schließe ich die Lücke zwischen den Funktionen meiner Software die zur Verfügung stehen und den tatsächlich genutzten Funktionen meiner Teammitglieder? Definieren Sie hier zuerst die Wissenslücke, um sie anschließend zu schließen.
Es gibt nun eine Reihe von Möglichkeiten, um die Wissenlücke(n) zu schließen. Anbei ein kleiner Ausschnitt aus dem Portfolio der ptm-Akademie.
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Die klassische Präsenzschulung: Diese ist i.d.R. sehr effektiv. Die Leute sitzen zusammen, hören sich das an und verschaffen sich einen Überblick über die verschiedenen Funktionen. Voraussetzung ist, dass ich es vorbei ordentlich ausarbeite. Ich darf nicht mal schnell irgendein Seminar buchen, sondern muss das, was sie bisher geleistet haben vor der Schulung entsprechend kommunizieren. Nur somit kann das Wissen auch richtig transferiert werden.
Workshops und Arbeitskurse: Wenn Sie schon die Wissenslücke definiert haben, so sind Workshops meist besser geeignet. Auch die können natürlich in Präsenzform abgehalten werden. Bei einem Workshop wird eher definiert und an einer Lösung gearbeitet, als bei einer „normalen“ Schulung, bei der einfach die Funktionen durchgearbeitet werden.
Floorwalking: Dies ist sinnvoll, wenn Sie sehr individuelle Probleme bei Ihren Nutzern haben und jeder eigentlich etwas anderes braucht. Hier läuft ein Experte oder ein KeyUser von Büro zu Büro, von Abteilung zu Abteilung oder einfach von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Dieser prüft dann genau, was für Probleme existieren und wie man weiterhelfen kann.
E-Learning: Die Bereitstellung solcher E-Learnings ist nur sinnvoll, wenn ich vorher die Bereitschaft meiner Mitarbeiter prüfe, sich diese überhaupt anzusehen. Wie sinnvoll ist es jemanden 2 Stunden mit Kopfhörern vor den PC zu setzen? Wird er dazwischen 5x vom Telefon gestört und 3x kommt ein Kollege dazwischen? Wird er ständig unterbrochen und soll sich quasi „nebenher“ mit einem Thema, wie z.B. Berechtigungen, beschäftigen, so ist der Nutzen gleich Null. So kann der rote Faden überhaupt nicht nachvollzogen werden. Ein Youtube-Video, in der ich kurz lerne eine Kleinigkeit zu lösen, kann eher mal zwischendurch angesehen werden. Wenn ich aber ein größeres Thema vermitteln möchte, sollte auch die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters gewährleistet sein.
Blended Learning: Grundsätzlich eine tolle Sache. Man kombiniert hier eine Präsenzschulung/ Workshop mit einem E-Learning, z.B. 2 Wochen später. Hier kann man sich z.B. in einem virtuellen Klassenzimmer austauschen, ob zwischenzeitlich Probleme aufgetaucht sind.
Einzeltraining: Ähnlich wie beim Floorwalking kann ich speziell auf den Mitarbeiter eingehen.
Ganz wichtig, wenn Sie diese Wissenslücke geschlossen haben, lassen Sie Ihre Benutzer auch danach nicht alleine. Kümmern Sie sich nun darum, was nach dieser Schulung/ Maßnahme passiert. Auch hier gibt es einige Möglichkeiten:
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Benötigen Sie hierbei Hilfe? Wir, von der ptm-Akademie, unterstützen Sie gerne bei der Planung und Vorbereitung. Das Ziel ist hier die Ausreizung Ihrer bereits gekauften und bezahlten Software. Wir gehen hier in 3 Schritten vor:
- Wir führen eine Analyse und ein Interview durch
- Wir sorgen dafür, dass die Abteilungsleiter/ Entscheider die Funktionen kennen, um abzuklären wie nutzen die Mitarbeiter die Funktionen
- Um dann Maßnahmen zu vereinbaren
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