SharePoint erfolgreich einführen: Leitfaden zum Konzipieren von Schulungen und Anwender-Support

SharePoint erweckt oftmals den Eindruck, dass die Arbeit damit einfach und selbsterklärend ist. Ähnlich wie bei modernen Online-Tools wie Facebook, Twitter, Yammer, Slack und dergleichen könnte man doch die Benutzer rumprobieren und mit „Learning by Doing“ loslegen lassen? In Grundzügen mag das funktionieren, doch in der Praxis verhält es sich ähnlich wie mit einem Lego-Stein: Ein einzelner Stein, oder fünf oder zehn wirken noch sehr simpel, doch sobald man ein Hochhaus aus ganz vielen Steinen bauen möchte, wird es sehr schnell sehr komplex.

Als Grundsatz lässt sich schon einmal festhalten, dass bei SharePoint vieles aus einer Aneinanderreihung mehrerer Funktionen besteht, die das Entwickeln einer Struktur erforderlich machen, selbst wenn diese zu Beginn noch kaum eine Rolle spielt. Nach und nach wird sich nämlich herausstellen, dass Themen wie Struktur, Aufbau, Berechtigungen, Namenskonventionen und dergleichen an Bedeutung gewinnen und sich massiv auf die Administration auswirken werden.

Welche Nutzergruppe mit welcher Priorität schulen?

Die Plattformverantwortlichen stehen dabei zunächst einmal vor der Frage, wer geschult werden soll, also welchen Benutzergruppen ein entsprechendes Knowhow professionell vermittelt werden sollte. (Sprungmarke Video: 1:43)

Administratoren und Entwickler: Ganz offensichtlich zählen Administratoren und Entwickler zu den ersten, die über das nötige Grundlagenwissen verfügen sollten. Auch die Mitarbeiter im Support sind natürlich zu schulen, denn sie werden mit komplizierten Fragen und Fehler-IDs konfrontiert werden.

Entscheider: Sie sollten beim Thema SharePoint in der Lage sei, die grundlegenden Funktionen von SharePoint zu kennen, um einzuschätzen, wo er überall im Unternehmen oder im Team die Arbeit unterstützen kann. Diese Benutzergruppe muss keinesfalls jeden „Klick-Weg“ im Detail kennen, also wie man beispielsweise einen Inhaltstyp erstellt. Stattdessen interessieren hier eher die abstrakteren Basiskonzepte von SharePoint.

Power-User: Bei den fortgeschrittenen Anwendern, also den Power-Usern oder Site-Ownern, sollte das Wissen so weit reichen, dass sie abschätzen können, welche konkreten Funktionen aus SharePoint die größten produktiven Mehrwerte für das Team bringen. Hierbei geht es nicht darum, jede nur mögliche Funktion in SharePoint auszurollen, sondern vielmehr um Transferwissen nach dem Muster: „Wie kann man für das bestehende Problem X eine Lösung mit SharePoint umsetzen und damit einen konkreten Mehrwert bieten?“

Prinzipiell sollte ein Anwender in der Lage sein, die Funktionen zu kennen, die ihm präsentiert werden. Dass dabei alles intuitiv auffindbar ist, wie es auf Websites für den Massenmarkt wie Amazon oder Facebook üblich ist, kann nicht erwartet werden. Zum einen wird sich kein Unternehmen eine derart aufwändige Usabiltiy-Optimierung leisten wollen. Und auch die Site-Owner haben in der Regel weder die Ressourcen noch können sie Usability-Defizite von SharePoint ausbügeln.

Auch hier ist beim Konzipieren von Schulungen das Vorwissen zu berücksichtigen. Sind die Anwender bereits mit der Microsoft-Welt vertraut, und haben sie bereits mit alten Versionen von SharePoint gearbeitet? In so einem Fall können deutlich kürzere Schulungseinheiten geplant werden, als bei Anwendern ohne Background im Bereich Office-Produkte.

Schritte zum richtigen Schulungskonzept

Grundsätzlich sollte beim Konzipieren von Schulungen systematisch in folgenden drei Schritten vorgegangen werden:

1. Analysieren der Anforderungen
2. Funktionsumfang kennenlernen
3. Entscheiden, wer wie geschult werden soll

1. Bei der Analyse ist zunächst zu klären, welche Softwareprodukte im Unternehmen im Einsatz sind, und für welche Aufgaben sich welches am besten eignet. Hier muss SharePoint nicht zwingend die erste Wahl sein, es kann auch besser geeignete Alternativen geben. Zu betrachten sind auch die Infrastruktur und die bisherigen Prozessabläufe. Der richtige Ansprechpartner ist hier in der Regel der IT-Leiter, er kennt die Produkte und auch die entsprechenden Lizenzierungen.

Mit den Anwendern sollte abgeklärt werden, wie der Wissensstand über die Produkte ist. Ist ihnen bekannt, dass SharePoint verfügbar ist, oder dass Skype for Business eingesetzt wird? Werden alle Anwendungen gemäß ihrer Möglichkeiten genutzt, welche Schwierigkeiten existieren? Des weiteren sollte ermittelt werden, welche zukünftigen Anforderungen es an die Anwender gibt, und wie sie arbeiten wollen. Falls zum Beispiel nicht mit Skype for Business kommuniziert werden soll, erübrigt sich auch eine entsprechende Schulung. Hier entscheidet meist ein Abteilungsleiter.

2. Im nächsten Schritt ist der Funktionsumfang zu ermitteln. Hier sollten sich Entscheider, etwa Abteilungsleiter oder Teamleiter, informieren, welche Möglichkeiten SharePoint bietet. Dabei wäre auch zu beratschlagen, welche Maßnahmen und Leistungen es gibt und wo Optimierungpotential liegt.

3. Jetzt kann über konkrete Schulungsmaßnahmen gesprochen werden. Hier geht es nun darum, jeden Nutzer vom durchschnittlichen Anwender bis zum Power-User zu unterstützen und auf Kurs zu bringen. Erst dann ist die Effizienz einer Schulungsmaßnahme sichergestellt. Hier kommt es vor allem auf die Einbindung der Entscheider an, damit bei den Verantwortlichen der Rahmen der Möglichkeiten bekannt ist. (Sprungmarke Video: 08:01)

Welche Schulungslösung ist die richtige?

Präsenzschulung: Um die Mitarbeiter zu schulen, stehen verschiedene Optionen offen. Eine davon ist die klassische Präsenzschulung, alternativ kann aber auch ein weniger aufwändiges E-Learning geeignet sein. Falls die Anwendungsszenarien wiederum sehr unterschiedlich sind, können auch Einzeltrainings passend sein. Für die Durchführung von Workshops bieten sich Schulungsunternehmen an, aber in vielen Fällen reicht es vielleicht aus, wenn ein Key-User trainiert, der einen guten Überblick über die Software und deren Möglichkeiten hat.

Unterstützung danach: Nicht zu vergessen ist auch das Festigen des Wissens nach der Schulung. Auf keinen Fall sollte man die Anwender wochenlang sich selbst überlassen, ohne dass sie ihr gelerntes Wissen nutzen. Damit sich die Mitarbeiter auch nach der Schulung gut aufgehoben fühlen, kann man zum Beispiel über SharePoint ein Power-User-Forum einrichten. Über eine Diskussionsrunde oder einen Blog können sich die Interessierten über ihre Erfahrungen austauschen, ebenso über die Probleme und wie sie sie gelöst haben. Unterstützung kann hier auch von der IT- oder Key-User-Seite erfolgen, bei Bedarf auch über das Schulungsunternehmen.

Dokumentationen: Eine weitere Möglichkeit, das Wissen zu festigen und zu vertiefen sind Seminarskripte und Dokumentationen. Dabei ist zu achten, dass die Dokumentation auch zur eigenen SharePoint-Umgebung passt. Ein 800 Seiten Handbuch, in dem die Hälfte der Informationen fehlt, oder Apps beschrieben werden, die nicht eingesetzt werden, bringt wenig Nutzen.

Support: Wichtig ist auch der Support nach der Schulung. Wenn sich Mitarbeiter nach einer Schulung mit dem Thema eingehender befassen, dann tauchen häufig noch Fragen auf. Dafür sollte unbedingt eine Anlaufstelle existieren. Idealerweise steht dafür auch nach der Schulung noch der Trainer zur Verfügung. Schulungsunternehmen bieten häufig im Nachgang entsprechende Unterstützung durch den Trainer an.

Virtuelles Klassenzimmer: Eine andere Option ist ein virtuelles Klassenzimmer, wo man sich zwei Wochen nach einer Präsenzschulung mit den Teilnehmern trifft. Ohne großen Aufwand und Kosten können hierfür ein bis zwei Stunden angesetzt werden, um Probleme zu lösen oder auch Themen zu vertiefen.

E-Learning: Auch die Unterstützung durch E-Learning ist möglich. Hier sollte darauf geachtet werden, keine 8-Stunden-Videos ohne Sprungmarken und Kapitel zu verwenden. Eine Möglichkeit der Strukturierung wären Learn-Nuggets, die über ein bis zwei Minuten gehen, um zum Beispiel zu erklären, wie man Inhaltstypen anlegt.

Testumgebung: Sehr hilfreich ist das Einrichten einer Testumgebung. So vermeidet man, dass die Mitarbeiter im SharePoint-Produktivsystem experimentieren und unausgegorene Lösungen aufbauen.

SharePoint Academy: Eine weitere Hilfestellung für die Anwender ist die Einrichtung einer „SharePoint-Acedemy“ in der Firma. Das kann eine einfache SharePoint-Teamsite sein, auf alles gesammelt wird, was man den Nutzern anbieten möchte. Somit entfällt das langwierige Suchen im Internet auf den verschiedensten Seiten.

Fazit: Produktivere Mitarbeiter

Geschulte Benutzer zeigen eine höhere Akzeptanz für die Software, weil sie sich mit dem Thema auskennen. Sie machen auch weniger kritische Fehler und kontaktieren seltener die IT-Abteilung oder den Help-Desk. Außerdem sind geschulte Mitarbeiter meist auch produktiver und zufriedener.

Das Video zum Thema: