Ein- und Auschecken konfigurieren und von anderen Nutzern aufheben
SharePoint kennt zwei „Check out“ Verfahren, die im allgemeinen Sprachgebrauch von SharePoint aber so nicht unterschieden werden:
Short Check Out
Dies ist der Standard-Fall: Jemand öffnet eine Datei und bearbeitet sie, in diesem Moment ist die Datei für andere zum editieren gesperrt. Schließt er die Datei ist der Short Check Out wieder deaktiviert – die Datei kann wieder von jedem bearbeitet werden. Diesen Short Check Out kennen wir auch vom Netzlaufwerk.
Long Check Out
Dies ist der Check Out, den wir standardmäßig als Check Out in SharePoint kennen. Hier steuert nicht mehr die Software (z.B. Word) den Check Out Vorgang (wie beim Short Check Out), sondern der User: Manuell checkt er das Dokument aus. Und dies bleibt solange ausgecheckt, bis er es auch manuell wieder eincheckt.
Um den Nutzer auch dazu zu zwingen, ist es für den Nutzer erforderlich, das Dokument auszuchecken um es überhaupt bearbeiten zu können.
Eine Beschreibung wie Sie dies einstellen finden Sie hier: https://support.office.com/de-de/article/Einrichten-einer-Websitebibliothek-für-das-Anfordern-des-Auscheckens-von-Dateien-0c73792b-f727-4e19-a1f9-3173899e695b?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE
Das führt in der Regel zu allerhand Problemen: Manche Nutzer vergessen es schlichtweg ihre Dokumente wieder einzuchecken. Und so bleiben sie für das restliche Team gesperrt.
Diesen Check Out kann ich auch hart aufheben, mit den entsprechenden Rechten. Der Vorgang wird hier beschrieben (Absatz „Einchecken eines Dokuments einer anderen Person“): https://support.office.com/de-de/article/Aus-und-Einchecken-von-Dateien-und-Verwerfen-von-Änderungen-an-Dateien-in-einer-Bibliothek-7e2c12a9-a874-4393-9511-1378a700f6de
Long Check Out obwohl er nicht aktiviert ist – Pflichtangaben fehlen
Wenn Dateien in Ihrer Bibliothek ausgecheckt sind, obwohl Sie den Long Check Out gar nicht aktiviert haben, so kann dies mit folgender Konstellation passieren:
Sie haben Pflichtfelder für Ihre Bibliothek definiert. Ein Nutzer läd Dateien hoch und er wird dazu aufgefordert diese auszufüllen. Keine ausgecheckten Dateien. Alles gut.
Erfolgt der Upload allerdings zum Beispiel per Drag´n´Drop im Windows Explorer, so kann SharePoint den Nutzer in dem Moment nicht auffordern die Pflichtangaben einzutragen. SharePoint nimmt die Dateien also an, checkt diese dann aber sofort aus. Das hat die Konsequenz, dass der Nutzer die Dateien erst einchecken kann wenn die Pflichtangaben gemacht wurden. Soweit so gut.
Das führt allerdings zu einer überraschenden Tatsache: Der Nutzer lädt die Dateien im Windows Explorer hoch und verlässt die Firma für die nächsten vier Wochen. In dieser Zeit kann kein anderer die Dateien sehen – warum? Weil es noch nie eine eingecheckte Version von der Datei gab. Nur derjenige der die Datei hochgeladen hat, sieht sie. Bis er das erste mal eingecheckt hat.
Gemeinsame Bearbeitung
Grundsätzlich ist in SharePoint online (also in Office 365) das gemeinsame bearbeiten aktiviert (lokal kann ich es einfach auch einschalten in der jeweiligen Bibliothek). Das bedeutet, dass der Short Check Out aufgehoben wird – und es ist jedem Nutzer (mit Schreibrechten) erlaubt, jederzeit an dem Dokument zu arbeiten – egal ob schon ein anderer User daran arbeitet.