Verschiedene Schulungsarten
Es gibt grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten von Schulungen, wie man diese durchführen kann und seine Nutzer auf Kurs bringen kann. Ganz klassisch gibt es Präsenzschulungen, also ein Trainer der vor der Klasse/ den Teilnehmern steht. Eine weitere Möglichkeit sind Workshops und Arbeitskurse, in denen ein bestimmtes Problem behandelt wird und man eine Lösung erarbeitet. Eine dritte Möglichkeit wäre ein Floorwalking, hier ist ein Trainer/ Supportmitarbeiter oder KeyUser bei Ihnen vor Ort und mit Ihnen von Büro zu Büro geht. Auch Einzeltrainings sind eine Option, die hoch effizient sind, aber auch mehr Aufwand bedeuten. Es gibt auch E-Learning, wie z.B. CBT, WBT sowie Virtual-Classroom-Trainings. Diese sind sehr modern gestaltet, erfordern aber auch eine hohe Disziplin um alles durchzuarbeiten. Gute Erfahrungen haben wir mit Blended Learning gemacht, also eine Kombination aus Präsenz-Schulung und E-Learning. Hierbei fängt man meist mit einer Präsenzschulung an und nach ein paar Tagen in denen Praxiserfahrungen gesammelt werden, trifft sich die Gruppe wieder zu einem Virtuellen Klassenzimmer etc. Essentiell zur Wissensvermittlung ist natürlich auch die Erstellung und spätere Nutzung von Unterlagen und Anleitungen.
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Die wichtigste Frage: Was ist das Ziel der Wissensvermittlung?
Bevor man sich aber über die Schulungsform Gedanken macht, muss man sich zuerst überlegen, welches Wissen überhaupt vermittelt werden soll. Und, wie soll das ganze transportiert werden? Wir bieten hierzu z.B. Workshops für Entscheider und Abteilungsleiter an. Dies können Sie in der Firma natürlich auch selber machen, es muss sich nur ein entsprechender Key-User mal die Mühe machen und die Entscheider darüber informieren, was die Software alles kann. Auch was haben wir überhaupt alles an Software und wie wollen wir dies zukünftig nutzen? Danach kann man aus verschiedenen Bausteinen eine individuelle Schulungslösung entwickeln.
Bieten Sie, falls erforderlich, vorab einen Workshop für Entscheider und Abteilungsleiter an – damit diese sich ein Bild machen können, über welche Funktionen SharePoint verfügt
Didaktisches Konzept: Funktions- oder Lösungsgetrieben?
Vom didaktischen Konzept funktioniert der Wissensaufbau normalerweise in 2 Richtungen, funktions- oder lösungsgetrieben. Zum einen vermittle ich eine Theorie (warum gibt es die Funktion? was kann man damit machen?) Und anschließend eine praktische Umsetzung, bei der der Trainer oder KeyUser alles zeigt, um anschließend Beispiel- und/oder Übungsaufgaben durchzuführen. Hierauf aufbauend kann man einen lösungsorientierten Workshop planen, bei dem ich mit den Teilnehmern ein Fallbeispiel durcharbeite. Die ersten 3 Schritte nennt man eine funktionsgetriebene Schulung – zur Schaffung der Grundlagen. Der 4.te Schritt ist die lösungsgetriebene Schulung – Wann nutze ich welche Funktionen? Wann macht es Sinn was und wie zu verwenden?
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Nach der Schulung entscheidet sich wie und ob das Wissen angewandt wird
Man sollte auch berücksichtigen was passiert, wenn die Schulung vorbei ist? Oftmals passiert dann erstmal nichts. Der Teilnehmer hat häufig Stress, weil er einen oder zwei Tage auf Schulung war, muss irgendwas nacharbeiten und ist also erstmal beschäftigt und kümmert sich erst in 3 Wochen wieder um das Thema. So sollte es natürlich nicht ablaufen, stattdessen sollte man versuchen das Wissen nach der Schulung zu festigen.
Hierzu kann man z.B. ein PowerUser-Forum einrichten, bei dem sich z.B. die ganzen SharePoint-Admins oder SiteOwner im Nachgang austauschen und kommunizieren, was sie an Lösungen gebaut haben und was sie gemacht haben. Eine weitere Möglichkeit ist mit Seminarskripten oder Dokumentationen nachzuhelfen. Ich kann einen Support nach der Schulung anbieten, bei dem z.B. die Teilnehmer Kontakt mit dem Trainer aufnehmen können. Ich kann ein virtuelles Klassenzimmer einrichten, z.B. mit der Vereinbarung sich gemeinsam nach 2 Wochen nochmal zu treffen, um entweder ein Thema zu vertiefen oder aufgetretene Fragen/ Probleme zu besprechen.
Tiefere Inhalte als zusätzlichen Workshop anbieten oder ein Nachschlagewerk anbieten
Man kann auch einen ergänzenden Spezial-Workshop aufziehen. Hier sind die Klassiker-Themen so etwas, wie Dokumentenmanagement, Wissensmanagement usw. Einfach nochmal eine Möglichkeit tiefer in bestimmte Themen einzutauchen, die ggf. nicht für jeden relevant sind. Es sind aber doch häufig Teilnehmer dabei, für die ein Grundlagenseminar nicht ausreichend ist. Hier ist es natürlich auch sinnvoll lösungsgetrieben vorzugehen. Es gibt auch die Option durch E-Learning zu unterstützen, durch z.B. Learn-Nuggets in denen kurze Inhalte übermittelt werden u.a. durch Videos von 1 bis 2 Minuten. Des Weiteren gibt es auch längere Einheiten, die fast den kompletten Seminarinhalt wiedergeben. Wobei aber die Videoeinheiten niemals zu lange sein sollten, zumindest aber unterteilt sein sollten, dass der Nutzer auch woanders hin springen kann.
Empfehlung vor allem für SharePoint: Testumgebung bereitstellen
Was auf jeden Fall im SharePoint Umfeld sinnvoll ist, wäre eine Testumgebung oder eine Spielwiese. Man kann relativ viel falsch machen, wenn man eine Lösung aufbaut. Meistens lernt man auch noch, während man an der Lösung baut. Man sollte immer erstmal auf einer Testumgebung seine Lösung erstellen, bevor man es dann in die Produktivumgebung nimmt. Oftmals stellt man im Nachhinein fest, man müsste noch etwas umbenennen, etwas anders strukturieren. Im Produktivsystem fällt sowas doch recht schwer und man kämpft dann gleich von Anfang an mit irgendwelchen Problemen. So kann ich das ganze erstmal testen und dann in der Produktivumgebung meine perfekte Lösung erstellen.
Eine Empfehlung ist den Nutzern eine Demo und Best-practices SharePoint-Site zur Verfügung zu stellen. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Hier werden in der Praxis teilweise einzelne Teams ausgezeichnet, weil sehr gute Lösungen im SharePoint erschaffen wurden. Oder auch die Idee, einen best-practice SharePoint aufzubauen, bei dem man zeigt wie die Webparts verwendet werden sollen, wie der SharePoint aussehen soll, wie ist die Struktur, wie ist die Berechtigung etc. Somit gibt man den Mitarbeiter eine Orientierungshilfe zur Verwendung des SharePoint´s.
SharePoint Academy
Es kann auch nützlich sein eine „SharePoint Academy“ anzulegen. Dies stellt einen Platz im SharePoint dar, an dem ich alles sammle, was mit SharePoint zu tun hat. In vielen Firmen erleben wir, dass es irgendwo ein Angebot für einen Demo-SharePoint oder ein best-practice SharePoint und an einer ganz anderen Stelle gibt es dann einen Hinweis auf einen Spezial-Workshop und an einer weiteren Stelle gibt es eine Dokumentation. In so einer SharePoint-Academy kann ich ganz einfach mein ganzes Wissen zusammensammeln und dem Nutzer dort gebündelt präsentieren.
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Teilnehmer richtig zusammenstellen: Zielgruppen
Auf jeden Fall zu beachten sind bei Schulungen/ innerbetrieblichen Maßnahmen die verschiedenen Zielgruppen. Es gibt zum einen verschiedene Zielgruppen innerhalb von SharePoint, z.B. Leute die nur mitwirken dürfen, nur entwerfen dürfen, es gibt Personen mit Vollzugriff. Auch bezüglich der späteren Anwendung gibt es verschiedene Zielgruppen. Der Abteilungsleiter mit Vollzugriff hat mit Sicherheit einen anderen Anspruch an SharePoint, als der Werkstudent mit Vollzugriff um etwas Bestimmtes aufzubauen. Es gilt also besonders darauf zu achten, was die Leute benötigen. Kein Gießkannenprinzip anwenden.
Schulungszeitpunkt
Sie sollten die Schulung/ Weiterbildung auch immer zum richtigen Zeitpunkt anfangen. Vor allem bei einer Migration passiert es oft, dass auch nach der Schulung ein Vierteljahr nichts passiert und dann erst startet die Migration. Bis dahin haben die meisten ihr Wissen bereits wieder vergessen bzw. konnten nach der Schulung nichts damit anfangen, da die SharePoint Version noch nicht zur Verfügung stand. Auch der andere Extremfall kommt vor, es wird migriert und keiner ist geschult. Wochenspäter werden erst Migrationskurse angeboten. Also besonders bei einer Umstellung/ Migration ist das Timing wichtig.
„Eat your own dog food“: Nutzen Sie den SharePoint selbst
Das wichtigste hierbei, wenn Sie derjenige sind, welcher das SharePoint-Projekt vorantreibt: Nutzen Sie den SharePoint auch selbst! Ganz oft erleben wir, dass Leute in Unternehmen SharePoint propagieren und zum Schluss teilen sie ihre Dokumente dann auf Dropbox. Wenn der Mitarbeiter mitbekommt, dass der Chef oder die Leute die dieses Tool einführen, die Lösung nicht mal nutzen, wirkt sich das meist katastrophal auf die Nutzerakzeptanz aus.
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